Zpracování osobních údajů (DPA)

Správcem jste vy, určujete, k čemu se chat na vašem webu používá a jaké podklady do něj dáte. Zpracovatelem jsme my, ITex Services s.r.o., IČO 08886164, se sídlem Knapovec 180, 56201 Ústí nad Orlicí.

Zpracováváme údaje jen pro vás a podle vašich pokynů. Pokynem se rozumí i to, jak si službu nastavíte v portálu.

Pokud bychom měli údaje zpracovat jinak, než jak nám uložíte, uděláme to jen tehdy, když nám to ukládá zákon, a předem vám o tom dáme vědět, pokud to zákon nezakazuje.

Přístup k údajům mají jen lidé, kteří je potřebují ke své práci, a jsou vázáni mlčenlivostí.

Data přenášíme šifrovaně, přístupy chráníme hesly a dvoufázovým ověřením a databáze jsou oddělené na úrovni jednotlivých webů, takže se ke svým datům nedostane nikdo jiný než vy.

Zabezpečení průběžně vyhodnocujeme a upravujeme podle vývoje technologií. Konkrétní opatření vám na vyžádání popíšeme podrobněji.

Ke zpracování využíváme další zpracovatele. Se všemi máme uzavřené smlouvy, které je zavazují ke stejné úrovni ochrany:

• Vercel — provoz aplikace (hosting).
• Supabase — databáze a úložiště souborů.
• Anthropic — jazykový model Claude, který generuje odpovědi.
• OpenAI — jazykový model GPT a výpočet indexů znalostní báze; využívá se podle nastavení webu.
• Poskytovatel e-mailové brány — odesílání zpráv a upozornění.

Poskytovatelům jazykových modelů se předává text konverzace a relevantní úryvky vaší znalostní báze. Data od nás nepoužívají k trénování svých modelů.

Když budeme chtít zpracovatele přidat nebo vyměnit, dáme vám vědět nejméně měsíc předem. Pokud s tím nebudete souhlasit, můžete smlouvu ukončit.

Aplikaci provozujeme na serverech ve Frankfurtu, databázi a úložiště souborů rovněž v Evropské unii. Přihlašovací, fakturační ani provozní údaje Evropskou unii neopouštějí.

Mimo Evropskou unii se zpracovává jediná věc: text konverzace a relevantní úryvky vaší znalostní báze. Předávají se poskytovatelům jazykových modelů, společnostem Anthropic a OpenAI se sídlem ve Spojených státech amerických, a bez toho by bot neměl z čeho odpovídat.

Předání do Spojených států probíhá na základě standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí. Data od nás poskytovatelé modelů nepoužívají k trénování a neuchovávají je nad rámec zpracování dotazu.

Když se na vás obrátí návštěvník s žádostí o přístup k údajům, jejich opravu nebo výmaz, vyřizujete ji vy jako správce. My vám s tím pomůžeme, konverzace najdete a smažete přímo v portálu, a když si nebudete vědět rady, ozvěte se.

Pokud se taková žádost dostane omylem k nám, předáme ji vám a sami na ni odpovídat nebudeme.

Poskytneme vám také součinnost při posouzení vlivu na ochranu údajů a při jednání s úřadem, pokud ji budete potřebovat.

Kdybychom zjistili porušení zabezpečení, které se týká vašich dat, dáme vám vědět bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od chvíle, kdy se o něm dozvíme.

Popíšeme vám, co se stalo, kterých údajů se to týká, jaké to může mít následky a co s tím děláme. Ohlášení úřadu i případné informování dotčených lidí je pak na vás jako na správci.

Na vyžádání vám doložíme, že plníme, co je tady napsané. Pokud budete chtít provést kontrolu, domluvíme se na termínu a rozsahu předem tak, aby neohrozila provoz ostatních klientů.

Kontrolu si hradíte sami, ledaže by odhalila, že jsme své povinnosti porušili.

Po skončení smlouvy data 30 dní držíme, abyste si je mohli vyžádat, a pak je smažeme. Export vám na požádání připravíme.

Výjimkou jsou údaje, které musíme uchovávat ze zákona, typicky účetní doklady.